تقرير سكر321

السكرتارية

المقدمة :
اصبحت السكرتارية جزء مهم وفعال في كل شركة ومؤسسة فلا يمكن الاستغناء عنها . وفيها اختلفت الأدوار التي يقوم بها السكرتير بالنسبة لموقعه وكبيعة عمل المؤسسة التي يعمل فيها . ولم يعد السكرتير السابق والمهيأ للعمل في أية مؤسسة دون تركيز على اكسابه مهارات تتطلبها بعض المؤسسات بحسب طبيعة عملها, لكي يفي بحاجات السوق الحديثة التي تحتاج الى سكرتير مؤهل في اعمال السكرتارية اضافة الى مهارات تتطلبها طبيعة العمل في المؤسسة نتيجة للتوسع في الأعمال وزيادة التعقيدات الفنية التي يتطلبها العمل الحديث.

وفي موضوع السكرتارية يوف يتناول التالي :
ط أنواع السكرتارية
ط السكرتير الخاص
§ مهمات السكرتير الخاص
§ الصفات الواجب توافرها في السكرتية الخاصة
ط السكرتير العام
ط السكرتير المتخصص



ط انواع السكرتارية :
فقد اخذت كليات ومعاهد السكرتارية باحداث عدة تخصصات في اعمال السكرتارية لتفي بحاجات المكاتب الحديثة. ومن التخصصات التي ظهرت في مجالات السكرتارية ةاعمال المكاتب مابلي :
2 السكرتير الطبي: الذي يعمل على مساعدة الطبيب في حفظ ملفات المرضى وتسجيل المواعيد للمرضى مع قيام ببعض الأعمال المكتبية.
2 السكرتير التنفيذي: وهو الساعد الأيام للمدير حيث يقوم بإنجاز العمال الإدارية والإشراف على تنفيذ السياسات العامة للمؤسسة.
2 السكرتير القانوني: الذي يساعد المحامي ف تنظيم أعمال المكتبية.
2 السكرتير المختزل: وهو الذي يتقن الاختزال اتقانا جيدا.

ونظرا لاختلاف هذه التسميات فقد تم تقسيم السكرتارية إلى ثلاث أنواع رئيسية هي:
-السكرتير الخاص. – السكرتير العام. – السكرتير المتخصص.

أ. السكرتير الخاص:
السكرتير الخاص هو الشخص الذي يقوم بمساعدة المدير فقط في انجاز مهمات المكتب كحفظ ملفات المدير ووثائقه واستقبال المراجعين والمكالمات الهاتفية وتسجيل البريد الوارد والصادر وغيرها من المهمات.

مهمات السكرتير الخاص:
1. استقبال الزوار وتقديمهم الى الرئيس.
2. تنظيم الاتصال التليفوني وتوصيل المكالمات الهامة الى الرئيس.
3. الاحتفاظ بمفكرة لتنظيم مواعيد الرئيس ومقابللاته اليومية.
4. حفظ المستندات الخاصة بمكتب الرئيس.

الصفات التي يجب توافرها في السكرتيرة الخاصة:
1. اجادة استخدام الحاسب الآلي.
2. لديها روح المبادرة.
3. المواظبة والانتظام.
4. الوعي والرغبة في العمل.
5. الولاء للرئيس والايمان بمبادئه.

ب. السكرتير العام:
وهو الشخص او القسم او الدائرة التي تقوم بإنجاز أعمال السكرتارية العامة حيث تقدم خدماتها لجميع دوائر المؤسسة دون استثناء.
1. يقوم السكرتير العام بالإشراف على حركة المواصلات في المؤسسة.
2. كما يشرف عل الاتصالات الكتابية الأخرى الداخلية منها والخارجية مثل المراسلات والمذكرات والتقارير وغيرها.
3. الاشراف على قاعة استقبال الزوار والمراجعين لجميع الدوائر في الؤسسة.
4. يشرف السكرتير العام على دوام الموظفين في الصباح والمساء وعند طلب المغادرة خارج المؤسسة.
ج. السكرتير المتخصص:
يعتبر دور السكرتير المتخصص من الادوار الفنية, حيث يفترض أن يكون متخصصا في ناحية معينة من نواحي العمل المكتبي او الإداري او الفني في المؤسسة.
وتوجد عدة انواع من السكرتارة المتخصصة اهمها:
1. مدير المكتب : ويقوم السكرتير المتخصص بأعمال متعددة في مكتب أحد الوزراء او الوكلاء او رؤساء المجالس. وتتصف اغعمل مدير المكتب بالاهمية حيث يقوم باعمال فنية وادراية وانسانية.
2. السكرتير الفني : يطلق اسم السكرتير الفني او المستشار الفني على الشخص الذي يتخصص في الناحية الفنية حيث يقوم بدراسة المشكلات الفنية.
3. السكرتير القانوني : ويكون هذا السكرتير متخص في الامور الحقوقية والقانونية. ولكل وزارة ومؤسسة كبيرة سكرتير قاوني تحال اليه القضائية والمشكلات القانونية


الخاتمة :
برايي ان السكرتارية لا يمكن الاستغناء عنها مهما كان حجم هذه المؤسسة او الشركة. فحتى تتخذ الشركة قرارتها السليمة والمناسبة يجب وجود السكرتارة ليتخذ هذه القرارت, السكرتارية تؤدي معظم الأعمال المهمة في الشركة.
ولا ابالغ ان قولا ان قلت بان السكرتارة منو جهة نظري الاصة بمثابة الشرايين في القلب التي لا يمكن الاستغناء عنها, فدعونا نتصور الجسم بدون شراين او بدون قلب فكيف يعيش الانسان . فذلك هو وضع الشركة فبدون السكرتارية لا يمكن تنظيم امور الرشكة وبالتالي عدم تطورها وتعرضها للخسارة.